Dansk pakkeforløp: Flow på laboratoriet

Landet er Danmark, men starten på historien kunne like gjerne vært norsk:

Etter årevis med ventelister, fortvilte pasienter og frustrerte leger, kommer pålegget fra øverste politiske hold. Folk skal slippe å vente i månedsvis fra de får mistanke om kreft til de får diagnose. Kreftdiagnostikken må gå raskere – det innføres krav om forløpstider og svarfrister. De nye kravene får ikke følge av mer penger eller flere folk. Laboratoriene må bare finne en måte å jobbe hurtigere på.

Så langt, så likt mellom oss og vår nabo i sør.

LEAN på laboratoriet

Patologiavdelingen ved Herlev Hospital, like utenfor København, går gjennom hvert minste steg i analyseprosessen for å se hvor de kan spare tid. Ideene er hentet fra LEAN-metodikken, en arbeidsprosess hvor man forsøker å kutte ut alle former for sløseri, både av tid og ressurser. Bedre arbeidsflyt, flow, er målet.

– Det var svært viktig å involvere de ansatte i arbeidet, understreker sjefsbioanalytiker Hanne Brunshøj Bjørn.

Avdelingen kommer frem til at de må både omorganisere og investere i nytt utstyr. For å ha sjanse til å holde svarfristene, må mye av arbeidet ved laboratoriet automatiseres. Men nye, automatiske maskiner kan ikke løse alt. Det må være nok folk på laboratorier, påpeker Brunshøj Bjørn.

Måler produksjon

Snitting av prøver, for eksempel, må fremdeles gjøres manuelt. For at ikke arbeidsflyten skal stoppe opp ved arbeidet som gjøres for hånd, må det sikres at også hendene jobber fort nok.

Slik får bioanalytikerene som snitter prøver, et produksjonstall som avdelingen skal nå. På veggene installeres informasjonstavler som viser hvor mange prøver som analyseres og hvor mange beskjæringer som gjøres på hele laboratoriet.

– Tavlene gir hver enkelt bioanalytiker oversikt over hva som foregår på laboratoriet. Målet er at de skal motivere til felles innsats, forklarer sjefsbioanalytikeren.

Endre kulturen

Helt smertefritt har prosessen ikke vært, medgir Brunshøj Bjørn.

Det tok tid før de ansatte ble vant til at de ikke lenger skulle samle opp prøver, men at hver prøve nå skulle inn i en «flow». Enda lengre tid tok det å bli vant til produksjonskravene.

– Vi mener vi stiller rimelige krav som sikrer både kvalitet og kvantitet. Selv var jeg aldri spesielt god til å snitte prøver, men også jeg hadde klart å oppfylle kravene. Men man må være fokusert, sier Brunshøj Bjørn.

Les også: Norsk pakkeforløp for kreft.

Høy aktivitet

Det er ingen lilleputt-avdeling sjefsbioanalytikeren leder. Herlev Hospital er et av Danmarks største sykehus, ved patologiavdelingen arbeider mer enn 70 bioanalytikere og over 40 patologer. I 2014 utførte avdelingen i underkant av 80 000 histologiske undersøkelser, vel 20 000 av disse var pakkeforløpsprøver.

– De siste årene har vi slått sammen flere laboratorier slik at vi er blitt store nok til å investere i nye instrumenter, og kan utnytte instrumentparken maksimalt, forteller Brunshøj Bjørn.

Elektronisk rekvirering har vært særlig viktig for arbeidsflyten på laboratoriet. I dag er det ytterst få prøver som kommer med rekvisisjon på papir. Når prøven ankommer laboratoriet ligger allerede all informasjon registrert i datasystemet. Det har avdelingen spart masse tid på.

– Vi sorterer ikke prøver. Alle prøvene går inn i samme «flow», forklarer Brunshøj Bjørn.

Kort svartid

Åtte år etter at pakkeforløpene ble innført i Danmark, kan patologiavdelingen ved Herlev Hospital skilte med at 90 prosent av alle små vevsprøver i en pakkeforløpsutredning får svar i løpet av tre arbeidsdager. Snittet for svar på alle små vevsprøver, også de som ikke er i et pakkeforløp, er fire dager. Her er det ingen prøver som hoper seg opp.

– Hver dag kartlegger vi hvilke prøver som venter. Så må vi finne ut hvordan vi kan organisere oss for å ta prøvene unna, sier sjefsbioanalytikeren.

Forbedringsarbeidet slutter aldri, og de ansatte oppfordres til å delta. Avdelingen har jevnlige møter, kalt Kaizen-møter i LEAN-metodikken, hvor den enkelte bioanalytiker kan komme med forslag til forbedringer.

Se på arbeidsflyten

Hanne Brunshøj Bjørns råd til norske laboratorier er å ta seg god tid til å analysere arbeidsflyten. Hvordan utføres analysene, steg for steg? Hva er flaskehalsene? Hva må til for å spare tid og få bedre flyt?

– Selv om man ikke har mulighet til å kjøpe inn nye apparater, er det alltid en god ide å se på hvordan man organiserer arbeidet. Vår erfaring er at det er mye tid å spare hvis man er villig til å se etter, sier den danske sjefsbioanalytikeren.