Lange svartider på biopsier, køer både på prøvemottak, makrobeskjæring, «snittelab» og ved mikroskopet. En kjent situasjon ved mange patologilaboratorier.
På St. Olavs Hospital ble det tatt grep. Prosjektet «Rett svar til rett tid», med delmålet «ingen kø på lab», har gitt gode resultater. Svartiden på biopsier, som var rundt 60 dager før diverse tiltak ble satt inn, ligger nå stort sett under 14 dager.
Manglet motivasjon
Bioingeniør Marit Søvasli Grimsø og to av lederne hennes fortalte om snuoperasjonen på årets «Nettverkstreff for kvalitetsarbeid i medisinske laboratorier». Ventetiden på mikroskopering var som forventet, forklarte de, det var nemlig for få LIS-leger til å ta unna prøvene. Men hvorfor var det kø på «snittlaben» og på makrobeskjæringen? Det var jo nylig ansatt flere bioingeniører nettopp for å unngå det.
Mange ulike oppgaver, som for eksempel kvalitetsarbeid og metodeutvikling, hadde en tendens til å stjele tid fra hovedoppgavene på laben. Dessuten var ikke motivasjonen på topp. For hva var vitsen med å skynde seg, når prøvene likevel ble liggende i kø hos legene i neste trinn?
- I stedet kunne det nok bli litt for lange pauser, forteller Grimsø, som har jobbet på avdelingen i 16 år.
Nye mål – hver dag
Tidligere ble overtidsarbeid og dugnader brukt for å få ned køen, men den hopet seg fort opp igjen. Det var derfor på tide å finne tiltak som hadde effekt over tid.
Løsningen var det bioingeniørene selv som fant. De ble enige om at noe burde gjøres med motivasjonen, og de kom fram til at det måtte settes konkrete mål for arbeidet hver dag.
Makrobeskjæringen var først ute. Der kunne det stå traller med 400 – 500 vevsprøver. Etter at morgenmøtene og de daglige målsettingene kom i gang, gikk tallet drastisk ned. Ledelsen fulgte opp suksessen og innførte morgenmøter på snittlaben også – med samme gode resultat.
- Tiltakene ble innført etter sommerferien, da køen var lav. Det var nødvendig for å kunne starte med blanke ark, forteller Grimsø.
Ingen konkurranse
Oppskriften ble som følger: Hver morgen kommer en leder innom laben for å notere dagens mål på ei tavle. På makrobeskjæringen blir bioingeniørene enige om en felles målsetting, men på snittlaben er det individuelle mål som gjelder. Hver enkelt estimerer sitt eget mål, og når alle målene er summert, sammenlikner lederen med antall prøver som faktisk skal håndteres. Hvis det er sprik, kan de omfordele ressursene på avdelingen, for eksempel innkalle personell fra andre enheter eller ekstrahjelper.
- Blir det konkurranse om ha høyest mål?
- Nei, faktisk ikke. Folk setter seg realistiske mål. Det er heller ikke noe nederlag å ikke nå målet. Noen blokker kan være vanskeligere enn andre, det kan skje noe uforutsett, man blir kanskje innkalt til et møte – eller man kan rett og slett ha en dårlig dag, sier Grimsø.
Hun minner om at bioingeniørene også tidligere hadde god oversikt over hvor mye de andre jobbet – de sitter tross alt ved siden av hverandre.
- Er det fortsatt tid til småpauser innimellom eller er det bare å henge i stroppen?
- Vi tar pauser, men ikke så lange som før. Jeg tror likevel at folk har det bedre. Vi er mye mer motiverte, vi føler at vi blir sett av lederne og at vi er del av en stor dugnad. Sykefraværet har faktisk gått ned, sier hun.
Det er vel et år siden aksjon «ingen kø på lab» startet. Etter det har svartiden på biopsier holdt seg stabilt lavt. At det ikke er kø på laboratoriet er en viktig årsak, men også legene har medvirket
- Samtidig som vi satte inn våre tiltak, ble legesiden styrket, det ble blant annet mer spesialisering i legegruppen. Til sammen har altså dette gitt svært gode resultater, avslutter Grimsø.
"Her jobber alle med like stødig hånd"
