Bioingeniørene var lei av papirrot og preanalytiske feil...

- Hvorfor i all verden har vi ikke elektronisk rekvirering? spurte Trine Cecilie Stumo som nyansatt funksjonsleder ved medisinsk mikrobiologi i Helse Fonna i 2013.

Hun kom fra jobb i et firma som produserer alginat, et stoff som utvinnes fra tang og tare. Stumo var vant til strenge krav om kvalitet og sporbarhet. Papirrekvisisjoner og manuelle rutiner måtte da øke risikoen for feil?

Det var hun ikke alene om å tenke. Mikrobiologilaboratoriet har sju bioingeniører som jobber med daglig drift. De opplevde at alt for mye av arbeidsdagen gikk med til å korrigere feil og mangler ved prøver og rekvisisjoner.

Bioingeniørene satte i gang med en systematisk registrering og kartlegging av avvik, og fikk bekreftet det alle trodde.

Mer enn en tredjedel hadde mangler

- 36 prosent av prøvene og bestillingene vi mottok hadde feil som kunne ha medført konsekvenser for diagnostikk og behandling. Det dreide seg blant annet om feil med ID-merking og mangelfulle kliniske opplysninger, sier Stumo.

Slik kunne det ikke fortsette. Her måtte elektroniske løsninger på plass, mente bioingeniørene.

- Heldigvis visste vi ikke da vi startet at det nesten er «umulig» å gjennomføre et IKT-prosjekt fra grasrotplan, sier Stumo.

Lokal IKT-joker

- Det betyr ikke at vi er blitt motarbeidet, understreker Anna-Marie Tveita, seksjonsleder for Laboratoriemedisin i helseforetaket.

Men når en liten lab vil løse sine lokale utfordringer, er det lett å drukne blant de store regionale IKT-prosjektene.

Tveitas erfaring er at grundig forarbeid øker sjansen for å få gjennomslag.

- Dokumenter problemet du vil løse, skriv avvik og vis behovet. Det hjelper også hvis man kan forankre prosjektet i helseforetakets vedtak og strategier. Det kunne vi, sier hun.

Og ikke minst – prosjektet må ha støtte fra de ansatte, slik at alle trår til litt ekstra når det trengs.

Laboratoriet hadde dessuten en joker i ermet – i form av IKT-ansvarlig bioingeniør Andreas Mjøen. Han kan programmere, og lagde integrasjonen mellom DIPS og Labvantage – fagsystemet som brukes av mikrobiologilaben.

Likevel var de avhengige av samarbeid med både Helse Vest IKT og leverandøren av fagsystemet. Det tok cirka tre år fra prosjektets spede begynnelse, til den nye bestillingsløsningen ble tatt i bruk.

Veileder om preanalytiske faktorer

Mikrobiologilaboratoriet i Helse Fonna har per i dag kun interne rekvirenter. 31. oktober i fjor ble det nye elektroniske bestillingssystemet tatt i bruk i hele foretaket.

Kliniske opplysninger og navn på rekvirerende lege er obligatoriske felter i bestillingsløsningen. Automatiske kontrollspørsmål er knyttet til enkelte analyser og undersøkelser, for å sikre at laboratoriet får all nødvendig informasjon.

Det er også lagt inn preanalytisk veiledning i systemet. Rekvirenten får informasjon om preanalytiske faktorer i varselbokser. På prøvetakingsetikettene er det informasjon om rørtype, prøvemengde og prøvebehandling.

Ifølge Stumo har overgangen til nye, papirløse rutiner skapt noe frustrasjon blant rekvirentene. Men bioingeniørene merker allerede at de bruker mindre tid på alvorlige preanalytiske feil.

Raskere og sikrere svar

Stumo påpeker at elektronisk rekvirering er et pasientsikkerhetsprosjekt. Følger man prosedyren i bestillingsløsningen, vil alle prøver være utstyrt med de nødvendige opplysningene når de ankommer laboratoriet.

- Det fører til både raskere og sikrere analysesvar, sier Stumo.