Innførte nytt labdatasystem da første koronabølge traff Norge

Av GRETE HANSEN, journalist

- Det gikk bra, selv om de amerikanske hjelperne våre fra Epic måtte reise hjem i hui og hast. Det dukket ikke opp store feil – heller veldig mange småting som måtte rettes i arbeidsflyten fordi prøvemengden ble så stor. Den største utfordringen var kanskje at det kom masse prøver fra rekvirenter vi aldri hadde hørt om og som vi ikke hadde i systemet vårt. Vi brukte mye tid på å få lagt inn rekvirenter for å få svarene raskt ut, forteller Siri Beate Valle, fagansvarlig bioingeniør ved medisinsk mikrobiologi på St. Olavs hospital, til Bioingeniøren.

I mars i fjor hadde hun jobbet i fire år som applikasjonsanalytiker for å bygge det nye laboratoriedatasystemet som ble tatt i bruk 7. mars i fjor av St. Olavs, og elleve måneder senere av sykehuslaboratoriene i Ålesund, Molde og Levanger.

I dag er hun tilbake i bioingeniørjobben på laboratoriet i 75 prosent stilling, mens resten av arbeidstida går til «systembygging» for Epic Beaker.

Pooling av prøver skapte hodebry

Pooling av prøver var heller ikke noe Valle og de andre «lab-byggerne» hadde tenkt på da pandemien slo inn. Hvordan skulle de få dokumentert at det var de og de fire prøvene som var i samme pool? De skulle også holde orden på 90 ferdigpoolede prøver som skulle til analyse.

- Vi slet litt for å finne gode og sikre løsninger slik at det ble umulig å gjøre feil. Men etter en måneds intensivt arbeid, var dette også på plass, forteller hun.

Valle var en av foredragsholderne på BFIs digitale kurs «IT-kompetanse og kunstig intelligens», arrangert av NITO BFI Mikrobiologi i september. Hele fire av seks foredrag hadde opphav i Helseplattformen i Helse Midt-Norge - og innføringen av Epic Beaker.

Samme system for lab og pasientjournaler

Valles kollega, Hege Røe, også bioingeniør og nå ansatt i Helseplattformen, brukte en transportmetafor da hun skulle forklare kursdeltakerne hvordan utviklingen og innføringen av Epic Beaker hadde foregått. Fra å disponere hver sin ganske like bil, men med forskjellig ekstrautstyr, skulle alle nå gå sammen om å kjøpe buss. Og «alle», det var medisinsk mikrobiologi, medisinsk biokjemi, medisinsk genetikk - og farmakologi. Patologi og blodbank fortsatte med egne systemer, fortalte hun.

Laboratoriene fikk velge datasystem før Helseplattformen sendte resten av sykehusenes behov ut på anbud – og i mars 2018 kunne kontrakten med amerikanske Epic undertegnes. Epic fikk etter hvert kontrakten om pasientjournal også, og dermed er alt samlet i samme elektroniske plattform.

- Men det var ingen selvfølge. Vi kunne endt opp med to forskjellige. Kravet var at systemene skulle være kompatible, sier Valle.

Hun tror Helseplattformen, når den tas i bruk i mai 2022, vil gi laboratoriene en mer helhetlig oversikt over pasientenes historie, noe som vil gi mikrobiologene et bedre bilde av hvilke agens det bør testes på, spesielt for pasienter med et komplekst sykdomsbilde.

- I tillegg vil laboratoriene kunne utnytte journaldata slik at systemet kan gjøre automatiske handlinger, blant annet vil vi kunne gjøre svarrutinene mer spisset. Tilleggsrekvirering skal også kunne bli enklere, både for lab og rekvirent, mener Valle.

Erfaringer fra en fastlege

I første omgang skal Helseplattformen tas i bruk av St. Olavs hospital og Trondheim kommune - etter hvert også av de andre sykehusene og primærhelsetjenesten i regionen. Nikolai Aarre Mæhlum er fastlege i Trondheim og fagekspert i Helseplattformen. Han fortalte at hans legekontor bruker St. Olavs til mikrobiologiske prøver, men Fürst til de fleste andre – hovedsakelig fordi Fürst har de mest brukervennlige systemene.

Mæhlums legekontor setter pris på et intuitivt system der laben får beskjed om prøver og type glass i det øyeblikket legen rekvirerer - og hvor etikettene skrives ut automatisk. Det er også enklere å etterbestille prøver hos Fürst, mente Mæhlum, som altså er med på å utvikle fastlegedelen av Helseplattformen.

Bratt læringskurve

Valle hadde ingen IT-bakgrunn da hun i 2016 gikk inn i arbeidet med labdatasystemet. Det var en bratt læringskurve, forteller hun. Hun skulle lære terminologien – og hun skulle forstå meldingsstrukturene.

- Jeg måtte lære meg både mulighetene og begrensningene i systemet. Det er viktig å vite hva som ikke går an. Jeg skulle blant annet lage en arbeidsflyt for hver eneste lab på de fire sykehusene – og så skulle disse samkjøres til én flyt som passet alle.

Bedre sporbarhet – kortere svartid

Både Røe og Valle er fornøyde med det nye laboratoriedatasystemet, selv om det fremdeles har mangler og småfeil. I foredraget sitt brukte Røe igjen transportmetaforen og minnet om at det går litt tregere å kjøre stor buss enn en snerten liten bil.

Valle er aller mest fornøyd med at sporbarheten – og dermed også pasientsikkerheten – er blitt bedre. Hun framhever også at svartiden er god: I tiden fra mars 2020 fram til sommeren 2021, var den i snitt mellom to og fire timer for covidprøver fra inneliggende pasienter - og 16 - 24 timer for polikliniske. Nå som pandemien har roet seg, er den enda lavere.

- Jeg har fått tilbakemeldinger fra bioingeniører på mikrobiologen om at de ikke hadde klart den store mengden prøver som pandemien førte med seg, med det gamle systemet. De er glade for at vi rakk å ta det nye i bruk før koronatrykket satte inn, sier hun.