Avviksrapportering – et nyttig verktøy

Avvik er en uønsket hendelse som kan føre til mindre eller større konsekvenser for pasienten, og i verste tilfelle dødsfall. Når et avvik skjer er det viktig at det blir registrert. Dette er nødvendig for å kunne behandle og eventuelt iverksette korrigerende tiltak. På den måten kan risikoen for gjentagelse reduseres.

Kvalitetsverktøy

Det er en fordel å ha gode rutiner som sikrer en ensartet praksis for registrering og behandling av avvik. I dag registreres avvik elektronisk, og det skal være enkelt for de ansatte å foreta registreringen. De fleste sykehuslaboratorier er i dag enten sertifiserte eller akkrediterte.
Gode prosedyrer basert på lover, forskrifter og retningslinjer skal sikre at arbeidsoppgaver blir utført på korrekt måte av alle ansatte.

Registrere avvik

Har du skrevet avvik? Dette er nok et kjent spørsmål for de fleste bioingeniører på laboratoriet. En arbeidsoppgave er ikke blitt gjort ifølge en prosedyre. Ved å registrere hendelsen som avvik kan avviket behandles. Hensikten er å prøve å finne årsaken til at dette avviket skjedde, slik at eventuelt korrigerende tiltak kan iverksettes.

En stor del av avvikene som registreres har mindre konsekvenser. En vanlig årsak som oppgis er forglemmelse. Det vanskelige spørsmålet er hvorfor ble det glemt?
Et avvik som skjer gang på gang kan gjøre det nødvendig å revurdere prosedyren. Har flere medarbeidere ikke fulgt prosedyren? Er prosedyren for tungvint, lett å mistolke, vanskelig å forstå? Eller er det rett og slett for mye å huske?
I slike tilfeller kan det lønne seg å vurdere å endre prosedyren slik at den blir lettere å følge. Jo flere detaljer en prosedyre inneholder, dess større sjanse er det for at noe blir glemt.

Trender og tiltak

Å systematisere avvikene som blir registrert i avdelingen, gjør det mulig å se avvikstrender. I hvilke rutiner er det skoen trykker mest? En systematisk oversikt over avvikene i avdelingen kan brukes i møter med de ansatte. Da er det mulig i fellesskap å komme frem til forbedringer og endringer som vil redusere sjansen for gjentagelse av avvik. Medarbeiderne sitter med mye kunnskap og erfaring, de vil være viktige bidragsytere for å heve kvaliteten gjennom gode diskusjoner.

Det er en fordel at avvikene som er registrert og behandlet er tilgjengelige for de ansatte. Dette vil bidra til at andre unngår å gjøre samme feilen, og ikke minst blir de ansatte kjent med hvilke tiltak som eventuelt er igangsatt. Ved min avdeling legges det ut slike avviksrapporter månedlig, og jeg finner det svært nyttig å lese gjennom dem.

Tidsklemma

I en travel hverdag kan det være utfordrende å ta seg tid til å registrere avvik. Dette kan være én av årsakene til at det forekommer underrapportering. De fleste avvik må ikke registreres umiddelbart, men gjerne i løpet av dagen eller neste dag. Rekker man det ikke der og da, kan man sette av tid for eksempel på slutten av en arbeidsdag, eller man kan snakke med kollegaer slik at man kan sitte en stund uforstyrret. Ti minutter vil holde i mange tilfeller.

Avvikskultur

For at alle medarbeidere skal delta i å registrere avvik, må det arbeides for å etablere en god kultur for dette ved avdelingen. Avvik registreres ikke for å «ta» noen, men for å ha muligheten til å forbedre kvaliteten i organisasjonen. Det kan for noen kanskje oppleves som ugreit å skrive avvik på sine kollegaer, men det skal det ikke være. Jeg ville ha satt stor pris på om en av mine kollegaer gjorde meg oppmerksom på at jeg ikke fulgte prosedyren.

Vi jobber sammen hver dag og vi er et team som i fellesskap skal sørge for at arbeidet vårt er til det beste for pasientene. Vær en god kollega ved å bidra aktivt til å skape en god avvikskultur ved din arbeidsplass!