Laboratorieinvesteringer krever bioingeniørkompetanse

Utskiftning av det medisinsk tekniske utstyret er et ledd i laboratorienes teknologiske og faglige utvikling. Utviklingen går raskt og utstyret har blitt avansert og komplekst. Uten bioingeniørkompetanse vil det ikke være mulig å kjøpe inn riktig utstyr og møte fremtidige behov som solid diagnostisk samarbeidspartner.

Innkjøp av en viss størrelse og pris styres av et omfattende regelverk. Det skal bidra til at det offentlige opptrer med integritet og at anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen baserer seg på konkurranse for å sikre effektiv ressursbruk og økt verdiskapning i samsvar med lovens formål. Regelverket skal ivareta rettssikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen, lik behandling av leverandører, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og god forretningsskikk. Valg av anbudsprosedyre er avhengig av hvor omfattende oppdraget er.

Ulike anskaffelsesprosedyrer

I åpen anbudskonkurranse kan interesserte leverandører levere et tilbud. I en begrenset anbudskonkurranse må leverandørene kvalifisere seg først. Det er ikke tillatt å forhandle med leverandørene, og gode innkjøp krever at innkjøper er flink til å beskrive hva man vil ha.

For laboratorier som skal gjøre store og komplekse anskaffelser, der man vet hvilket resultat man vil ha, men kanskje ikke kjenner de ulike løsningene som finnes, kan prosedyren konkurransepreget dialog, eller konkurranse med forhandling, anbefales. Dialog i forkant sikrer god forståelse mellom partene, og laboratoriet får en løsning som dekker behovene som er angitt i kravspesifikasjonen.

Her er kravspesifikasjonen viktig for å kartlegge laboratoriets behov og måloppnåelse. Målet er å eliminere manuelle prosesser, øke kvalitet og håndtere voksende produksjon. Det innebærer måling av dagens ressursbruk, kartlegging av dårlig logistikk og vurdering av behovet i et tiårsperspektiv. Kravspesifikasjonen bør være så klar som mulig for å unngå misforståelser mellom bestiller og tilbyder.

Kartleggings- og dialogfasen

Neste trinn i prosessen er å kartlegge hva som er tilgjengelig i markedet, sette seg inn i produkter fra forskjellige leverandører og avklare økonomiske rammer. Laboratorieautomasjon er i praksis hyllevare; det er mange tilbydere, og alle kan stort sett levere det man ønsker. Det er prøve- og arbeidsflyt som krever grundige diskusjoner og avklaringer i dialogfasen. Det kan være verdifullt å lære av andre laboratoriers anbudsprosesser; hva de valgte, hvorfor og hvor fornøyde de var med valget.

Det er viktig å opptre profesjonelt, spille med åpne kort, være etisk korrekt og uten bindinger eller skjulte prosesser. Store innkjøp fordrer et godt forhold til én leverandør i mange år fremover, mens leverandørene som ikke ble valgt kan være aktuelle i en senere innkjøpsprosess.

Anbudsprosesser krever faglig kompetanse og innsikt i organisasjonens utvikling. Planleggingen i forkant og involvering av medarbeidere er helt essensielt. Involvering gir god forankring blant de ansatte og gir medarbeidertilfredshet i en krevende periode.

Bioingeniørkompetansen er unik i slike prosesser, det er ingen annen yrkesgruppe som kjenner faget så godt som vi gjør.